Kısa cevap: E-Fatura, kağıt faturayla aynı hukuki değere sahip olan, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) sistemi üzerinden elektronik ortamda düzenlenip alıcıya iletilen faturadır. Yalnızca e-fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında kullanılır; sisteme kayıtlı olmayan alıcıya kesilen elektronik fatura ise e-arşiv faturadır.
E-Fatura Ne Demek?
E-Fatura, kağıt faturanın dijital karşılığı değil, kağıt faturanın yerine geçen belgedir. Standart bir veri formatında hazırlanır, GİB'in sistemi üzerinden alıcının sistemine ulaşır, kağıda basılmasına ve posta ile gönderilmesine gerek kalmaz. Her iki tarafın da e-fatura mükellefi olması gerekir; sistem, faturayı mükellef listesindeki alıcıya iletir.
Üç kavramı ayırmak gerekir:
- E-Fatura: İki e-fatura mükellefi arasında, GİB sistemi üzerinden kesilen fatura. İşletmeden işletmeye satışlarda kullanılır.
- E-Arşiv Fatura: E-fatura mükellefinin, sisteme kayıtlı olmayan alıcıya (son tüketici veya kayıtsız işletme) kestiği elektronik fatura. Pazaryeri satışlarının büyük bölümü bu türdendir; ayrıntı için e-arşiv fatura.
- Kağıt fatura: Henüz e-fatura sistemine geçmemiş mükellefin matbu faturası.
Kimlerin e-fatura sistemine geçmek zorunda olduğu mevzuatla belirlenir. Genel kural, yıllık ciro eşiğini aşan işletmelerin zorunlu olarak sisteme girmesidir; internet üzerinden satış yapan işletmeler için ise ayrı ve daha düşük bir eşik uygulanır. Eşikler yıllara göre güncellenir; güncel değer için Gelir İdaresi duyurularına ve mali müşavirinize başvurun. Eşiği aşmayan işletmeler isteğe bağlı olarak da sisteme geçebilir.
E-Fatura Nasıl İşler?
- Mali mühür veya e-imza alınırŞirketler mali mühür, şahıs işletmeleri e-imza ile sisteme kimliklerini doğrular.
- GİB'e başvuru yapılırBaşvuru GİB portalı üzerinden yapılır; kullanım yöntemi seçilir: GİB portalı, özel entegratör veya kendi yazılım entegrasyonu.
- Fatura düzenlenir ve iletilirSatış sonrası fatura sistemde oluşturulur, alıcı e-fatura mükellefi ise GİB üzerinden iletilir; değilse e-arşiv olarak kesilir ve e-posta ile gönderilir.
- Saklanır ve raporlanırFaturalar yasal süre boyunca elektronik ortamda saklanır. E-arşiv faturalar GİB'e düzenli raporlanır.
Pazaryeri Satıcısı İçin Neden Önemli?
Pazaryerinde yapılan her satış için fatura kesilmesi gerekir; günde onlarca sipariş alan satıcı için bunu elle yapmak mümkün değildir. E-fatura sistemi, pazaryeri siparişlerinin otomatik faturalandırılmasının ön koşuludur: sipariş düşer, fatura kesilir, müşteriye iletilir, muhasebeye işlenir. Bu akışın nasıl kurulduğunu pazaryeri entegrasyonu rehberinde anlattık.
- Ciro eşiği e-ticarette hızlı aşılır. İnternet satışı yapan işletme için eşik daha düşüktür; ciro büyüdükçe zorunluluk takibi mali müşavirle birlikte yapılmalıdır.
- Pazaryeri komisyon faturası e-fatura olarak gelir. Satıcı mükellefse pazaryerinin kestiği komisyon ve kargo faturaları sisteme düşer; KDV indirimi için bu faturaların işlenmesi gerekir.
- İade ve iptal fatura iptali gerektirir. İade edilen sipariş için fatura iptal veya iade faturası düzenlenir; otomatik akış kurulmazsa birikir.
Örnek
Bir ev dekorasyonu satıcısı ayda 900 sipariş alıyor; 850'si bireysel müşteriye, 50'si kurumsal alıcıya. E-fatura sistemine geçtikten sonra 850 sipariş için e-arşiv fatura, e-fatura mükellefi olan kurumsal alıcılara ise e-fatura otomatik kesiliyor. Pazaryerinin kestiği aylık komisyon faturası da e-fatura olarak sisteme düşüyor ve muhasebeye tek tıkla aktarılıyor.
Geçişten önce aynı satıcı faturaları toplu halde ay sonunda kesiyor, müşteri fatura istediğinde gecikiyor ve iadelerde fatura iptalini atlıyordu. Geçiş sonrası fatura işi günlük akışın parçası oldu; hata ve gecikme büyük oranda kalktı.
Sık Hatalar
- Eşiği aştığını fark etmeyip geç başvurmak. Zorunluluk başladıktan sonra kağıt fatura kesmeye devam etmek cezaya yol açar; ciro takibi ve mali müşavir uyarısı şarttır.
- E-fatura mükellefine e-arşiv kesmek. Alıcı sistemde kayıtlıysa fatura e-fatura olarak kesilmelidir; mükellef sorgusu kesim öncesi yapılır.
- İade ve iptalleri faturaya yansıtmamak. İptal edilmeyen fatura ciro ve KDV'yi olduğundan yüksek gösterir.
- Pazaryeri faturalarını muhasebeye işlememek. Komisyon ve kargo faturalarındaki KDV indirilebilir; işlenmezse fazla vergi ödenir. KDV terimine bakın.
Satış, komisyon ve kesintileri tek tabloda görün
Aylık satış tutarınızı girin; KDV, stopaj ve komisyon sonrası elinize geçen tutarı hesaplayın.
KDV ve Stopaj Hesaplama →Sık Sorulan Sorular
E-Fatura, kağıt faturayla aynı hukuki değere sahip olan ve Gelir İdaresi Başkanlığı sistemi üzerinden elektronik ortamda düzenlenip alıcıya iletilen faturadır. Yalnızca e-fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında kullanılır.
E-fatura iki e-fatura mükellefi arasında GİB sistemi üzerinden iletilir. E-arşiv fatura ise e-fatura mükellefinin sisteme kayıtlı olmayan alıcıya, örneğin son tüketiciye, kestiği elektronik faturadır ve e-posta ile gönderilir. Pazaryeri satışlarının büyük bölümü e-arşiv faturadır.
Yıllık ciro eşiğini aşan işletmeler e-fatura sistemine geçmek zorundadır; internet üzerinden satış yapan işletmeler için ayrı ve daha düşük bir eşik uygulanır. Eşikler yıllara göre güncellenir; güncel değer için Gelir İdaresi duyurularına ve mali müşavirinize başvurun. Eşiği aşmayanlar isteğe bağlı geçebilir.
İlgili Terimler
Tüm terimler için E-Ticaret Sözlüğü sayfasına bakın.