Kısa cevap: E-Arşiv Fatura, e-fatura sistemine kayıtlı bir satıcının, sistemde kayıtlı olmayan alıcılara (son tüketiciler ve e-fatura mükellefi olmayan işletmeler) elektronik ortamda düzenlediği faturadır. Alıcıya e-posta veya bağlantı ile iletilir, Gelir İdaresi'ne raporlanır. Pazaryerinde bireysel müşteriye yapılan satışların faturası e-arşiv faturadır.
E-Arşiv Fatura Ne Demek?
E-fatura sistemi yalnızca sisteme kayıtlı mükellefler arasında çalışır. Peki e-fatura mükellefi bir satıcı, sistemde olmayan birine (ev hanımı, öğrenci, küçük esnaf) nasıl fatura keser? Cevap e-arşiv faturadır. Satıcı faturayı elektronik ortamda düzenler, alıcıya e-posta ya da indirme bağlantısıyla gönderir, bir kopyasını elektronik olarak saklar ve GİB'e raporlar. "Arşiv" adı buradan gelir: fatura kağıt yerine elektronik arşivde tutulur.
| E-Fatura | E-Arşiv Fatura | |
|---|---|---|
| Alıcı | E-fatura mükellefi | Mükellef olmayan herkes (son tüketici dahil) |
| İletim | GİB sistemi üzerinden alıcının sistemine | E-posta, SMS veya bağlantı ile |
| Alıcının onayı | Sistem üzerinden kabul/red | Onay gerekmez |
| GİB'e bildirim | Fatura zaten GİB'den geçer | Düzenli rapor ile |
| Tipik kullanım | İşletmeden işletmeye | Pazaryeri ve online mağaza satışı |
Ayrıca e-fatura mükellefi olmayan ancak belirli bir tutarın üzerinde fatura kesen ya da internet üzerinden satış yapan bazı işletmeler için de e-arşiv fatura düzenleme yükümlülüğü vardır. Tutar ve kapsam mevzuatla değişir; güncel kural için Gelir İdaresi duyurularına bakın.
E-Arşiv Fatura Nasıl İşler?
- Sipariş tamamlanırPazaryerinde ürün satılır; müşteri adı, adresi ve varsa TC kimlik veya vergi numarası sipariş bilgisinde gelir.
- Alıcı sorgulanırVergi numarası olan alıcı e-fatura mükellefi mi diye sorgulanır. Mükellefse e-fatura, değilse e-arşiv kesilir. Bu adımı entegrasyon yazılımı otomatik yapar.
- Fatura düzenlenir ve gönderilirFatura oluşturulur, müşterinin e-posta adresine veya pazaryeri paneline iletilir. Bazı pazaryerleri faturayı müşteri hesabında gösterir.
- Raporlama ve saklamaKesilen e-arşiv faturalar GİB'e belirlenen aralıkla raporlanır ve yasal süre boyunca elektronik ortamda saklanır.
Pazaryeri Satıcısı İçin Neden Önemli?
Pazaryerindeki müşterilerin büyük bölümü bireyseldir; dolayısıyla satıcının kestiği faturaların büyük bölümü e-arşiv faturadır. Günlük sipariş sayısı arttıkça bu faturaları tek tek düzenlemek imkansız hale gelir; pazaryeri ile fatura yazılımı arasında otomatik bağlantı kurmak gerekir. Pazaryeri entegrasyonu bu bağlantının kendisidir.
- Müşteri faturayı ister. Fatura kesilmeyen veya geç kesilen sipariş, müşteri şikayetine ve platform cezasına dönüşebilir.
- İade faturası düzenlenir. İade edilen sipariş için fatura iptal edilir ya da iade faturası kesilir; aksi halde ciro ve KDV yanlış görünür. İade süreciyle fatura akışı birlikte kurulmalıdır.
- Kurumsal müşteri ayrımı. Vergi numarasıyla sipariş veren işletme e-fatura mükellefi olabilir; ona e-arşiv kesilirse fatura geçersiz sayılabilir.
Örnek
Bir kırtasiye satıcısı günde 60 sipariş alıyor. 55'i bireysel müşteri: her biri için e-arşiv fatura kesiliyor ve müşterinin e-posta adresine gidiyor. 5'i vergi numaralı işletme: entegrasyon yazılımı mükellef sorgusu yapıyor; 3'ü e-fatura mükellefi çıkıyor ve e-fatura, 2'si değil ve e-arşiv kesiliyor. Aynı gün 4 sipariş iade oluyor; fatura iptalleri otomatik düzenleniyor.
Satıcı ay sonunda hiçbir faturayı elle kesmemiş oluyor; muhasebeye giden ciro ve KDV rakamları pazaryeri hakediş raporuyla birebir tutuyor.
Sık Hatalar
- Mükellef sorgusu yapmadan e-arşiv kesmek. E-fatura mükellefine e-arşiv fatura kesilmez; sorgu otomatikleştirilmelidir.
- Faturayı müşteriye iletmemek. E-arşiv faturanın alıcıya ulaştırılması zorunludur; yalnız sistemde oluşturmak yetmez.
- İadelerde fatura iptalini atlamak. İptal edilmeyen fatura satışı gerçekleşmiş gösterir; KDV beyanı şişer.
- Raporlamayı geciktirmek. E-arşiv raporu belirli aralıkla GİB'e iletilmelidir; entegratör kullanılıyorsa otomatik yapılır, kontrol edilmelidir.
Satış ve kesintilerinizi tek tabloda görün
Aylık satış tutarınızı girin; KDV, stopaj ve komisyon sonrası elinize geçen tutarı hesaplayın.
KDV ve Stopaj Hesaplama →Sık Sorulan Sorular
E-Arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı bir satıcının, sistemde kayıtlı olmayan alıcılara elektronik ortamda düzenlediği faturadır. Alıcıya e-posta veya bağlantıyla iletilir, elektronik ortamda saklanır ve Gelir İdaresi'ne raporlanır.
E-fatura iki e-fatura mükellefi arasında GİB sistemi üzerinden iletilir ve alıcı sistemden onaylar. E-arşiv fatura ise mükellef olmayan alıcıya, son tüketici dahil, kesilir; e-posta ile gönderilir ve GİB'e düzenli raporlanır. Pazaryerinde bireysel müşteriye yapılan satışların faturası e-arşiv faturadır.
Bireysel müşteriye yapılan satışlarda e-arşiv fatura kesilir. Vergi numarasıyla sipariş veren işletme alıcılarda ise önce mükellef sorgusu yapılır; alıcı e-fatura mükellefiyse e-fatura, değilse e-arşiv fatura düzenlenir. Entegrasyon yazılımları bu sorguyu ve faturayı otomatik oluşturur.
İlgili Terimler
Tüm terimler için E-Ticaret Sözlüğü sayfasına bakın.